Vergelijking

Offerte-automatisering: zelf bouwen, standaardsoftware of maatwerk?

Het rekenwerk achter je offertes automatiseren kan via drie routes: zelf bouwen, standaardsoftware kopen of een workflow laten bouwen op je eigen prijsregels. Ik bied die derde route aan. De vergelijking hieronder laat ook zien wanneer de andere twee beter passen.

Plan een gesprek Bekijk alle diensten

In het kort

Je offertes zelf automatiseren past als iemand intern je prijzen kent en tijd heeft om het af te maken en bij te houden. Kan offertesoftware of de offertemodule van je ERP je lastigste offertes zonder handwerk maken, kies dan standaardsoftware. Maatwerk past bij veel eigen prijsregels en uitzonderingen die een standaardpakket alleen met aanpassingen aankan.

Overzicht

De drie routes naast elkaar

Onderdeel	Zelf bouwen	Standaardsoftware	Maatwerk
Wat je nodig hebt	Iemand die je prijzen kent en tijd heeft om het af te maken.	Een prijsopbouw die in het pakket past, en tijd om het in te richten.	Mensen die je prijsregels en uitzonderingen kennen, en tijd om ze samen uit te werken.
Uitzonderingen	De bouwer lost ze op als ze opduiken, naast het eigen werk.	Wat het pakket niet kent, handelt een medewerker buiten het pakket om af, of de leverancier past het pakket aan.	Een medewerker handelt ze af, met de uitsplitsing en de reden erbij. Wat vaak terugkomt, wordt een regel.
Aansluiting op je ERP	Dat hangt af van de bouwer. Staat het naast je ERP, dan typt iemand de uitkomst over.	Een offertemodule in je ERP sluit vanzelf aan. Een los pakket heeft een koppeling nodig.	Bij Business Central komt de offerte er direct in. Bij andere systemen kijken we eerst welke koppelingen er zijn.
Onderhoud	Het hangt meestal aan de persoon die het bouwde.	De leverancier onderhoudt de software. Jij houdt prijzen en instellingen bij.	Dat spreek je vooraf af: met de bouwer, of met je eigen team na een overdracht.
Waar het vaak vastloopt	Het blijft half af als er een drukke maand komt.	Je past je prijsopbouw aan het pakket aan, of de uitzonderingen blijven handwerk.	De regels zijn vooraf maar half vastgelegd, of niemand is eigenaar na de livegang.

Zelf bouwen

Wat je nodig hebt: Iemand die je prijzen kent en tijd heeft om het af te maken.
Uitzonderingen: De bouwer lost ze op als ze opduiken, naast het eigen werk.
Aansluiting op je ERP: Dat hangt af van de bouwer. Staat het naast je ERP, dan typt iemand de uitkomst over.
Onderhoud: Het hangt meestal aan de persoon die het bouwde.
Waar het vaak vastloopt: Het blijft half af als er een drukke maand komt.

Standaardsoftware

Wat je nodig hebt: Een prijsopbouw die in het pakket past, en tijd om het in te richten.
Uitzonderingen: Wat het pakket niet kent, handelt een medewerker buiten het pakket om af, of de leverancier past het pakket aan.
Aansluiting op je ERP: Een offertemodule in je ERP sluit vanzelf aan. Een los pakket heeft een koppeling nodig.
Onderhoud: De leverancier onderhoudt de software. Jij houdt prijzen en instellingen bij.
Waar het vaak vastloopt: Je past je prijsopbouw aan het pakket aan, of de uitzonderingen blijven handwerk.

Maatwerk

Wat je nodig hebt: Mensen die je prijsregels en uitzonderingen kennen, en tijd om ze samen uit te werken.
Uitzonderingen: Een medewerker handelt ze af, met de uitsplitsing en de reden erbij. Wat vaak terugkomt, wordt een regel.
Aansluiting op je ERP: Bij Business Central komt de offerte er direct in. Bij andere systemen kijken we eerst welke koppelingen er zijn.
Onderhoud: Dat spreek je vooraf af: met de bouwer, of met je eigen team na een overdracht.
Waar het vaak vastloopt: De regels zijn vooraf maar half vastgelegd, of niemand is eigenaar na de livegang.

Kiezen

Zo test je welke route past

Zelf bouwen

Kun je twee mensen aanwijzen: iemand die het afmaakt, ook in een drukke maand, en iemand die het over een half jaar nog bijhoudt? Hebben ze daar allebei tijd voor, dan kun je het zelf.

Standaardsoftware

Kies drie offertes van de afgelopen maand die veel rekenwerk kostten, en laat de leverancier ze in het pakket namaken met jouw prijzen. Lukt dat zonder spreadsheet of extra handwerk, dan ligt standaardsoftware voor de hand. Lukt het alleen met aanpassingen, dan valt je prijslogica buiten de standaard.

Maatwerk

Tel hoeveel aanvragen per week volgens dezelfde prijsregels berekend worden en hoe lang je binnendienst er per stuk mee bezig is. Loopt dat op tot uren per week, en lukt de test met standaardsoftware alleen met aanpassingen, dan past maatwerk op je eigen regels.

Praktijkcase

Maatwerk bij een producent in de maakindustrie

Bij een producent in de maakindustrie zaten de prijsregels in hoofden en spreadsheets. We hebben ze samen vastgelegd in een workflow die gekoppeld is aan het eigen ERP, Business Central. Een dealer voert zijn aanvraag zelf in en de offerte komt in het ERP te staan. De binnendienst ziet daar de uitsplitsing en handelt de uitzonderingen af. De prijsindicatie ging van twee weken naar seconden. Bevestiging en opvolging door sales volgen binnen 2 werkdagen. De workflow is live sinds juni 2026.

Veelgestelde vragen

Wat is CPQ-software?

CPQ staat voor configure, price, quote: een product samenstellen, de prijs berekenen en de offerte maken, in één pakket. Het valt onder standaardsoftware, net als de offertemodule van je ERP.

Kunnen we standaardsoftware en maatwerk combineren?

Ja. Bij een producent in de maakindustrie is de berekening maatwerk op de eigen prijsregels van het bedrijf, en staat de offerte in het standaardpakket: als verkoopofferte in Business Central.

Wat als onze prijsregels nergens op papier staan?

Dat komt vaak voor: de regels zitten dan verspreid over mensen en spreadsheets. Bij elke route leg je ze eerst vast, aan de hand van een paar recente offertes.

Blijft mijn binnendienst nodig?

Ja, bij elke route houdt je binnendienst de uitzonderingen en het contact met klanten. Wat afneemt is het rekenwerk bij standaardaanvragen. Hoeveel tijd dat vrijmaakt, hangt af van hoeveel aanvragen volgens vaste prijsregels berekend worden.

Hoe vergelijk ik de kosten van zelf bouwen, standaardsoftware en maatwerk?

Kijk naar de totale kosten over een paar jaar: aanschaf of bouw, onderhoud per jaar en de uren handwerk die blijven. Tel bij elke route ook de tijd van je eigen mensen mee. Welke route dan het voordeligst is, hangt vooral af van hoe sterk je prijslogica afwijkt van wat een pakket standaard kan.

Benieuwd waar bij jou de grootste kans zit?

Beschrijf kort het proces dat te veel tijd kost. Ik denk met je mee over wat een logische eerste stap is.

Plan een gesprek