DienstenMaakindustrieImpactPraktijkcaseOver RachelPlan een gesprek
Offerte-automatisering

Hoe automatiseer je offertes in Business Central?

Je werkt met Business Central, en toch rekent iemand elke prijsaanvraag met de hand uit voordat de offerte erin staat. Als het druk is, blijven aanvragen liggen en wacht je klant op een prijs.

Plan een gesprekBekijk alle diensten
In het kort

Kijk eerst of de prijslijsten en kortingen van Business Central je prijsopbouw aankunnen. Zo niet, leg dan vast hoe je rekent en welke uitzonderingen er zijn, laat de aanvraag via een formulier binnenkomen, laat de regels rekenen en zet de offerte met de uitsplitsing in Business Central. Je binnendienst beoordeelt de uitzonderingen en sales volgt op. Bij een producent in de maakindustrie ging de prijsindicatie zo van twee weken naar seconden.

Stappenplan

Van aanvraag tot offerte in Business Central

  1. Leg je prijsregels en uitzonderingen vast

    Zet op een rij hoe je nu rekent: prijsgroepen, staffels, toeslagen en dealerafspraken, ook wat alleen in iemands hoofd of in een spreadsheet staat. Spreek af welke aanvragen automatisch mogen doorlopen en welke een medewerker eerst ziet.

  2. Zorg voor een gestructureerde aanvraag

    Een formulier vraagt alleen wat de berekening nodig heeft, met het klantnummer uit Business Central erbij. Je binnendienst hoeft dan minder mails uit te pluizen en na te bellen.

  3. Laat de regels de prijs uitrekenen

    Een workflow die gekoppeld is aan Business Central rekent elke aanvraag volgens dezelfde prijsregels uit: staffels, toeslagen en dealerafspraken. De klant of dealer ziet meteen een prijsindicatie.

  4. Zet de offerte in Business Central

    De offerte komt direct als verkoopofferte in Business Central te staan, met de uitsplitsing erbij. Je binnendienst vindt hem daar tussen de andere verkoopoffertes.

  5. Geef de opvolging aan sales

    Sales bevestigt de offerte en neemt contact op met de klant. Spreek af binnen hoeveel werkdagen dat gebeurt, en meet of het lukt.

Mensenwerk

Wat bij je team blijft

Automatiseer het rekenwerk en laat deze beslissingen bij je team.

  • Aanvragen die buiten de regels vallen, beoordeelt een medewerker, met de uitsplitsing en de reden erbij.
  • Sales beslist over commerciële afspraken buiten je prijsregels, zoals extra korting voor een groot project.
  • Iemand die je prijzen kent, beslist of een uitzondering die vaak terugkomt een regel wordt.
Valkuilen

Fouten die je wilt voorkomen

  • Bouwen voordat de prijsregels op papier staan. De uitzonderingen ontdek je dan pas als klanten ermee werken.
  • Elke uitzondering in de eerste versie willen vangen. Begin met de standaardaanvragen en breid uit met wat je in de praktijk tegenkomt.
  • Een losse rekentool naast Business Central zetten. Dan typt iemand de uitkomst alsnog over.
  • Automatiseren terwijl je prijsopbouw op de schop gaat. Leg eerst de nieuwe opbouw vast.
  • Geen eigenaar aanwijzen voor na de livegang. Spreek af wie de regels bijwerkt als je prijzen veranderen.
Praktijkcase

Zo draait het bij een producent in de maakindustrie

Dealers voeren hun aanvraag in via een formulier en zien binnen seconden een prijsindicatie, waar dat eerder twee weken duurde. De workflow maakt de verkoopofferte in Business Central aan, met de uitsplitsing erbij. De binnendienst beoordeelt daar de uitzonderingen. Bevestiging en opvolging door sales volgen binnen 2 werkdagen. De workflow is live sinds juni 2026.

Veelgestelde vragen

Kan Business Central offertes niet zelf berekenen?

Business Central kent standaard prijslijsten, staffels en kortingen per klant of klantgroep. Past je prijsopbouw daarin, dan heb je geen maatwerk nodig. Maatwerk past als je regels daarbuiten vallen, met combinaties en afspraken die nu in spreadsheets of in hoofden zitten.

Heb je AI nodig om offertes te automatiseren?

Voor de berekening meestal niet. Liggen je prijsregels vast, dan laat je ze uitrekenen door software die elke keer hetzelfde doet. Een taalmodel kan er net naast zitten. AI komt in beeld als er tekst begrepen moet worden, zoals een aanvraag in een vrije mail.

Wat is er van jouw kant nodig om offertes te automatiseren?

Ik heb iemand nodig die je prijsregels en uitzonderingen kent, en een set recente offertes, ook de lastige. Daarmee leggen we de regels vast en testen we de berekening op aanvragen uit de praktijk, voordat er iets live gaat.

Kunnen klanten of dealers de aanvraag zelf invoeren?

Ja. Bij een producent in de maakindustrie voeren dealers hun aanvraag zelf in. Of het bij jou past, hangt af van hoeveel je klanten van je producten weten. Komen er ook aanvragen per mail of telefoon binnen, spreek dan af wie die invoert.

Werkt offerte-automatisering ook met een ander ERP dan Business Central?

Dat hangt af van het ERP. De workflow bij een producent in de maakindustrie draait op Business Central. Voor een ander ERP kijken we eerst welke koppelingen het biedt en of de offerte er direct in kan komen te staan.

Lees ook

Benieuwd waar bij jou de grootste kans zit?

Beschrijf kort het proces dat te veel tijd kost. Ik denk met je mee over wat een logische eerste stap is.

Plan een gesprek