Van handmatig rekenen en mailen naar een offerteproces dat direct doorloopt.
Offertes bestaan uit veel kleine stappen: gegevens zoeken, staffels toepassen, toeslagen controleren, rekenen, terugmailen en uitzonderingen beoordelen. Juist zo'n proces leent zich voor een workflow die het voorwerk overneemt.
Gebouwd op Microsoft Business Central; andere systemen bekijken we in de verkenning.
Offerte-automatisering neemt het rekenwerk, de staffels en de toeslagen over. Een klant krijgt binnen seconden een prijsindicatie en je binnendienst beoordeelt alleen nog de uitzonderingen. De prijsregels die nu in hoofden en spreadsheets staan, leggen we vast in een workflow die elke aanvraag op dezelfde manier behandelt.
Voor en na
Bevestiging en opvolging door sales volgen binnen 2 werkdagen. Hetzelfde team, meer tijd voor klanten.
Wanneer loont offerte-automatisering?
Vooral wanneer dezelfde beslisregels vaak terugkomen en medewerkers informatie uit meerdere plekken moeten samenbrengen.
- Prijslijsten, staffels of toeslagen worden handmatig gecombineerd.
- Klanten wachten lang op een eerste prijsindicatie.
- Kennis over uitzonderingen zit vooral in de hoofden van medewerkers.
- Je binnendienst besteedt veel tijd aan standaardaanvragen.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Invoer
De klant of medewerker vult alleen de informatie in die nodig is om de aanvraag goed te verwerken.
Berekening
De workflow past automatisch de juiste prijsregels, staffels en toeslagen toe.
Opvolging
De klant krijgt snel antwoord en je team ontvangt de uitsplitsing voor controle of vervolgactie.
Zo blijft het betrouwbaar
We leggen de regels en uitzonderingen vast, testen met voorbeelden uit de praktijk en spreken samen af welke gevallen automatisch mogen doorlopen en waar menselijk oordeel waarde toevoegt. Wat buiten de regels valt, gaat naar een medewerker, met de uitsplitsing erbij.
Veelgestelde vragen
Kunnen we onze bestaande prijsregels blijven gebruiken?
Meestal wel. We brengen je bestaande logica, uitzonderingen en databronnen eerst goed in kaart en bouwen daarop verder.
Hoe bepalen we wat automatisch kan?
We kiezen per stap wat voorspelbaar genoeg is om automatisch te laten lopen en waar een medewerker de beste controle houdt.
Wat gebeurt er met aanvragen die buiten de regels vallen?
Die gaan naar een medewerker, met de uitsplitsing en de reden waarom de workflow ze niet zelf afhandelt.
Werkt dit met ERP- of CRM-systemen?
Dat hangt af van je systemen en hun koppelingen. Ik heb gebouwd op Microsoft Business Central; in de verkenning brengen we jouw omgeving in kaart en kiezen we de meest logische route.
Hoe lang duurt het bouwen?
Dat hangt af van het aantal prijsregels en uitzonderingen en van de koppelingen met je systemen. Een eerste werkende versie voor de standaardaanvragen kan er binnen enkele weken staan; daarna groeit hij mee met de uitzonderingen die we tegenkomen.
- Zelf bouwen, standaardsoftware of maatwerk?Drie routes om offertes te automatiseren naast elkaar, en wanneer welke past.Lees verder
- Offertes automatiseren in Business CentralVijf stappen van aanvraag tot verkoopofferte, en wat bij je team blijft.Lees verder
- Praktijkcase: offertesHoe een handmatig offerteproces bij een producent in de maakindustrie werd omgebouwd, en wat het team eraan had.Lees verder
Benieuwd waar bij jou de grootste kans zit?
Beschrijf kort het proces dat te veel tijd kost. Ik denk met je mee over wat een logische eerste stap is.