Van dagen en weken wachten naar een prijsindicatie in seconden.
Voor een producent in de maakindustrie hebben we een handmatig offerteproces opnieuw ontworpen en geautomatiseerd. De werkwijze laat goed zien hoe ik operationele processen benader.
Een producent in de maakindustrie kreeg prijsaanvragen per e-mail en rekende ze met de hand uit: gegevens zoeken, prijsregels toepassen, controleren, terugmailen. We legden die regels vast in een workflow met een intakeformulier, gekoppeld aan het eigen ERP. De dealer voert zijn aanvraag nu zelf in; de binnendienst beoordeelt alleen nog de uitzonderingen.
Voor en na
Bevestiging en opvolging door sales volgen binnen 2 werkdagen. Hetzelfde team, meer tijd voor klanten.
Een belangrijk verkoopproces draaide op veel handwerk.
Elke aanvraag ging langs dezelfde handen, tussen al het andere werk door. In een drukke week bleef hij liggen.
- Meerdere prijsregels en uitzonderingen per aanvraag.
- Proceskennis verspreid over systemen en medewerkers.
- Dealers die belden om te vragen waar hun prijs bleef.
- Geen zicht op hoeveel aanvragen er open stonden.
Standaardvragen stromen door, uitzonderingen komen gericht bij het team terecht.
De invoer komt gestructureerd binnen, de berekening loopt automatisch, de offerte wordt in het ERP vastgelegd en de binnendienst ontvangt de uitsplitsing voor controle en vervolg.
Directe indicatie
De dealer weet meteen waar hij aan toe is en hoeft niet meer te bellen.
Transparante berekening
De binnendienst ziet hoe de uitkomst is opgebouwd en beoordeelt de uitzonderingen gericht.
Herhaalbare logica
De proceskennis is vastgelegd in een workflow die elke aanvraag op dezelfde manier behandelt.
Wat leverde het op?
De snelheid valt als eerste op, maar de operationele winst gaat verder. Het proces is consistenter, makkelijker te meten en eenvoudiger te verbeteren, en het team heeft ruimte om leads op te volgen in plaats van te rekenen.
Proceskennis bepaalt waar automatisering het meeste waarde toevoegt.
We begonnen bij de dagelijkse werkwijze: welke stappen zijn voorspelbaar, welke uitzonderingen vragen aandacht en waar voegt menselijk oordeel iets toe? Vanuit dat beeld hebben we de techniek gekozen en gebouwd.
Veelgestelde vragen
Welk systeem zit erachter?
Een intakeformulier, een set prijsregels, het ERP van het bedrijf (Microsoft Business Central) en e-mail. De offerte komt direct in het ERP te staan.
Draait het nog steeds?
Ja. De workflow is live sinds juni 2026 en wordt sindsdien uitgebreid met prijsregels en uitzonderingen die in de praktijk opduiken.
Kan dit ook voor ons offerteproces?
Als je prijsregels vast te leggen zijn, meestal wel. De AI-Impactscan of een kort gesprek maakt snel duidelijk of het bij jullie loont.
- Offerte-automatiseringPrijsregels, staffels en toeslagen in één workflow, met de uitzonderingen bij je team.Lees verder
- AI-ImpactscanWaar levert automatisering bij jou als eerste iets op? Een gerangschikt antwoord in plaats van een lijst ideeën.Lees verder
- MaakindustrieMinder handwerk tussen klantvraag, calculatie, order en opvolging.Lees verder
Herken je dit soort handwerk in je eigen proces?
Dan brengen we samen in kaart welk deel van het standaardwerk goed te automatiseren is en waar de businesscase het sterkst is.