Directe indicatie
De gebruiker krijgt snel een eerste prijsindicatie en weet meteen waar hij aan toe is.
Anonieme praktijkcase
Van dagen en weken wachten naar een prijsindicatie in seconden.
Voor een Nederlands MKB-bedrijf hebben we een handmatig offerteproces opnieuw ontworpen en geautomatiseerd. De klantnaam blijft voorlopig anoniem, maar de werkwijze laat goed zien hoe CircularFlow operationele processen benadert.
Voor prijsindicaties tot €50.000 werd de doorlooptijd voor standaardaanvragen tot circa 95% korter.
De situatie
Een belangrijk verkoopproces draaide op veel handwerk.
Prijsaanvragen kwamen binnen via e-mail. Medewerkers verzamelden informatie, pasten prijsregels toe, controleerden berekeningen en koppelden de uitkomst terug. Het proces vroeg veel aandacht van de binnendienst en klanten moesten soms meerdere werkdagen wachten op antwoord.
Veel terugkerend reken- en zoekwerk voor de binnendienst.
Lange wachttijd voor een eerste prijsindicatie.
Meerdere prijsregels en uitzonderingen per aanvraag.
Proceskennis verspreid over systemen en medewerkers.
De oplossing
Standaardvragen stromen door, uitzonderingen komen gericht bij het team terecht.
We brachten de prijslogica en uitzonderingen in kaart en bouwden daarna een workflow waarin de benodigde invoer gestructureerd binnenkomt, de relevante berekeningen automatisch worden uitgevoerd en de binnendienst de juiste uitsplitsing ontvangt voor controle en vervolg.
Transparante berekening
De binnendienst ziet hoe de uitkomst is opgebouwd en kan uitzonderingen gericht beoordelen.
Herhaalbare logica
Belangrijke proceskennis is vastgelegd in een workflow die consequent dezelfde regels toepast.
Het resultaat
Een veel kortere doorlooptijd én meer grip op het proces.
De snelheid valt direct op, maar de operationele winst gaat verder. Het proces is consistenter, makkelijker te meten en eenvoudiger om verder te verbeteren. Daardoor ontstaat een stevige basis voor de volgende automatiseringsstap.
Wat dit laat zien
Proceskennis bepaalt waar automatisering het meeste waarde toevoegt.
We begonnen bij de dagelijkse werkwijze: welke stappen zijn voorspelbaar, welke uitzonderingen vragen aandacht en waar voegt menselijk oordeel iets toe? Vanuit dat beeld hebben we de techniek gekozen en gebouwd.
Herken je dit soort handwerk in je eigen proces?
Dan kunnen we samen in kaart brengen welk deel van het standaardwerk goed te automatiseren is en waar de businesscase het sterkst is.
Plan een gesprek