Algemene voorwaarden

"Consultant" is Rachel Greer, handelend onder de naam CircularFlow. CircularFlow is een handelsnaam en geen zelfstandige rechtspersoon; Rachel Greer is de contracterende partij.

"Opdrachtgever" is de contracterende partij die in de Opdrachtbevestiging is genoemd. "Aangewezen Entiteiten" zijn de met Opdrachtgever verbonden vennootschappen die in de Opdrachtbevestiging zijn benoemd.

"Opdrachtbevestiging" is het door beide partijen aanvaarde document waarin de opdracht, de deliverables, de acceptatiecriteria en de vergoeding staan, ongeacht of dat document offerte, SOW, Verklaring van Opdracht of opdrachtbevestiging heet.

"Overeenkomst" is de Opdrachtbevestiging samen met deze voorwaarden en de eventuele verwerkersovereenkomst. "Deliverable" is een door Consultant op te leveren werk, zoals een automatisering, een rapport of een training.

Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor overeenkomsten met partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Consultant contracteert niet met consumenten.

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en alle diensten van Consultant, en voor elke vervolgopdracht.

De toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Deze van-de-hand-wijzing geldt ook voor voorwaarden die Opdrachtgever later meestuurt, bijvoorbeeld bij een inkooporder of een opdrachtbevestiging. Voorwaarden van Opdrachtgever gelden alleen als Consultant die per geval uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Bij strijdigheid geldt deze rangorde: eerst de verwerkersovereenkomst voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft, dan de Opdrachtbevestiging, dan deze voorwaarden.

Consultant verstrekt deze voorwaarden vóór of bij het sluiten van de Overeenkomst, in een vorm die Opdrachtgever kan opslaan en later opnieuw kan raadplegen. Consultant doet dat als bijlage bij de Opdrachtbevestiging, of door de voorwaarden langs elektronische weg toegankelijk te maken op een door Consultant meegedeeld adres, of op beide manieren. Op verzoek stuurt Consultant ze kosteloos nogmaals toe.

De Overeenkomst komt tot stand bij schriftelijke aanvaarding van de Opdrachtbevestiging door Opdrachtgever, waaronder ondertekening of aanvaarding per e-mail door de in de Opdrachtbevestiging genoemde contactpersoon.

Geeft Opdrachtgever opdracht om te starten voordat hij schriftelijk heeft aanvaard, en start Consultant daarop, dan komt de Overeenkomst op dat moment tot stand op de voorwaarden van de laatst verstuurde Opdrachtbevestiging en deze voorwaarden. Consultant is niet verplicht te starten voordat schriftelijke aanvaarding er is.

Een aanbieding is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.

Wijzigingen worden schriftelijk overeengekomen; e-mail volstaat.

Consultant voert de opdracht uit met redelijke zorg en vakmanschap. Tenzij de Opdrachtbevestiging uitdrukkelijk anders bepaalt, rust op Consultant een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.

Consultant bepaalt hoe en door wie de opdracht wordt uitgevoerd, met inachtneming van de wensen van Opdrachtgever. Genoemde termijnen zijn indicatief, tenzij ze uitdrukkelijk als fataal zijn aangemerkt.

Opdrachtgever verstrekt tijdig de gegevens, toegangen, accounts en beslissingen die Consultant nodig heeft, en wijst één contactpersoon aan die namens Opdrachtgever kan beslissen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van wat hij aanlevert.

Blijft die medewerking uit, dan geldt: mijlpalen en opleverdata schuiven mee met de vertraging; gereserveerde capaciteit mag opnieuw worden ingepland; de tijd die nodig is om het werk te hervatten is meerwerk; reeds verschenen facturen blijven verschuldigd; en duurt de vertraging langer dan 30 dagen, dan mag Consultant opleveren op basis van de beschikbare informatie of de betreffende fase beëindigen met afrekening van het verrichte werk en de aangegane kosten.

Consultant neemt geen opdracht aan die ziet op medische of gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, betaalkaartverwerking, biometrische herkenning of categorisering, werving, selectie of beoordeling van medewerkers, het bepalen van krediet- of verzekeringswaardigheid, gegevens van kinderen of andere kwetsbare groepen, of informatie die onder een wettelijk beroepsgeheim valt, tenzij Partijen dat vooraf schriftelijk overeenkomen. Zo'n opdracht vereist een afzonderlijke risicobeoordeling, de vereiste DPIA of AI-classificatie, aanvullende beveiligingsmaatregelen en een afzonderlijk geprijsde Opdrachtbevestiging. Heeft Consultant voor die werkzaamheid een aansprakelijkheidsverzekering, dan geeft hij aan of de werkzaamheid op basis van de polisvoorwaarden en de op dat moment beschikbare informatie binnen de dekking lijkt te vallen, zonder te garanderen dat een verzekeraar een concrete claim aanvaardt. Heeft hij geen dekking voor die werkzaamheid, dan meldt hij dat vooraf schriftelijk en bevestigt Opdrachtgever schriftelijk dat hij daarmee bekend is en dat de beperking van artikel 16 onverkort geldt.

Werk buiten de omschrijving in de Opdrachtbevestiging is meerwerk. Consultant meldt meerwerk vooraf met een inschatting van de uren en voert het pas uit na schriftelijk akkoord van Opdrachtgever.

Een inschatting is niet bindend, tenzij zij uitdrukkelijk als vaste prijs is aangeduid. Meerwerk wordt afgerekend tegen het in de Opdrachtbevestiging genoemde uurtarief of, als daarin geen tarief staat, tegen het op dat moment geldende standaardtarief van Consultant.

Geeft Opdrachtgever geen akkoord, dan levert Consultant op wat wel is overeengekomen en is hij niet aansprakelijk voor de gevolgen van het ontbreken van het meerwerk.

Voor ingeplande dagdelen op locatie, workshops, trainingen en scan-dagen geldt: verzetten of annuleren meer dan 10 werkdagen van tevoren is kosteloos; 10 tot en met 6 werkdagen van tevoren brengt Consultant 50 procent van de overeengekomen vergoeding in rekening; 5 werkdagen of minder van tevoren 100 procent.

Al gemaakte kosten voor reis, locatie of materiaal worden bij annulering altijd doorbelast.

Kan Consultant een afspraak niet nakomen, dan biedt hij zo snel mogelijk een vervangende datum aan zonder extra kosten voor Opdrachtgever.

Vergoedingen zijn exclusief btw en overige heffingen.

Consultant factureert maandelijks of per fase, conform de Opdrachtbevestiging. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.

Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim en is de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW verschuldigd. Buitengerechtelijke incassokosten bedragen 15 procent van het openstaande bedrag, met een minimum van 250 euro. Consultant mag de werkzaamheden na schriftelijke kennisgeving opschorten zolang een opeisbare factuur openstaat.

Verrekening of opschorting door Opdrachtgever is niet toegestaan, behoudens dwingend recht.

Consultant mag de tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen. Voor een opdracht met een overeengekomen vaste prijs geldt de aanpassing niet. Bij een doorlopende opdracht meldt Consultant de aanpassing ten minste 30 dagen van tevoren; bedraagt de verhoging meer dan 10 procent, dan mag Opdrachtgever de doorlopende opdracht tegen de ingangsdatum opzeggen.

Reistijd is factureerbaar tegen het uurtarief. Reizen buiten de reguliere sitebezoeken in de regio vereisen voorafgaand akkoord per e-mail. Reis-, verblijf- en materiaalkosten komen op basis van werkelijke kosten voor rekening van Opdrachtgever, met bewijsstukken op verzoek.

Alle bedragen zijn netto te ontvangen door Consultant. Moet Opdrachtgever op grond van buitenlandse wetgeving bronbelasting of een andere heffing inhouden, dan verhoogt hij het te betalen bedrag zodanig dat Consultant netto ontvangt wat zonder die inhouding verschuldigd zou zijn. Opdrachtgever verstrekt Consultant desgevraagd een bewijs van afdracht, zodat Consultant verrekening onder een belastingverdrag kan aanvragen.

Consultant behoudt alle achtergrond-IE, methoden, frameworks, prompts, herbruikbare componenten en tools die bij de dienstverlening worden gebruikt of ontwikkeld, inclusief verbeteringen en algemene kennis en ervaring.

Na volledige betaling verkrijgt Opdrachtgever een eeuwigdurende, wereldwijde licentie om de voor hem gemaakte Deliverables te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering. Die licentie omvat het recht om de Deliverables te kopiëren en te back-uppen, de configuratie aan te passen voor intern gebruik, en de IT-dienstverlener van Opdrachtgever daaraan te laten werken onder een gelijkwaardige geheimhoudingsplicht. De licentie strekt zich uit tot Opdrachtgever en zijn Aangewezen Entiteiten en gaat mee bij een fusie, overname of interne reorganisatie.

De licentie omvat niet het recht om de Deliverables of de daarin verwerkte herbruikbare componenten door te verkopen, te verhuren, in white label aan te bieden, commercieel in sublicentie te geven, of eruit te lichten om ze los aan derden ter beschikking te stellen.

Tot het moment van volledige betaling blijven alle rechten op de Deliverables bij Consultant.

Er gaat geen eigendom van achtergrond-IE over. Elke partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen bestaande materiaal. Op onderdelen van derden en open source zijn de voorwaarden van die derden van toepassing; Consultant benoemt die in de Opdrachtbevestiging waar zij relevant zijn. Partijen erkennen dat op door AI gegenereerde onderdelen niet altijd auteursrecht rust en dat Consultant daarop geen exclusiviteit garandeert.

De Deliverables kunnen gebruikmaken van AI-diensten van derden. AI-uitvoer is naar zijn aard niet deterministisch en kan onjuist of onvolledig zijn. Opdrachtgever controleert AI-uitvoer voordat hij die gebruikt voor een besluit, een verplichting of een uiting naar buiten. Consultant garandeert de juistheid van AI-uitvoer niet.

De rollen van partijen onder de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689, zoals gewijzigd) worden bepaald door de feitelijke omstandigheden en niet door de benaming die partijen daaraan geven. Partijen leggen in de Opdrachtbevestiging vast wat het beoogde doel van een systeem is, welke inzet is uitgesloten, welke risicoklasse van toepassing is en van welke rolverdeling zij uitgaan. Elke partij vervult de verplichtingen die op grond van haar feitelijke rol op haar rusten.

Vraagt de AI-verordening om een transparantiemaatregel, bijvoorbeeld omdat een systeem rechtstreeks met natuurlijke personen communiceert of AI-gegenereerde inhoud publiceert, dan leggen Partijen in de Opdrachtbevestiging vast welke verplichting van toepassing is, op welke partij zij rust en wie haar uitvoert. Consultant bouwt de maatregelen in die binnen zijn invloedssfeer liggen, zoals een zichtbare melding bij de eerste interactie, naar de regelgeving zoals die luidt bij oplevering; Opdrachtgever houdt die na oplevering in stand en zichtbaar. Maatregelen die alleen de onderliggende AI-leverancier technisch kan leveren, zoals machineleesbare markering van gegenereerde inhoud, behoren niet tot de prestatie van Consultant.

Elke partij treft redelijke en proportionele maatregelen die de ontwikkeling van een toereikend niveau van AI-kennis bij haar eigen personeel ondersteunen, in verhouding tot haar rol, zoals artikel 4 van de AI-verordening zoals gewijzigd vraagt. Consultant kan Opdrachtgever daarbij ondersteunen met een schriftelijke overdracht of een training; dat is een afzonderlijk overeen te komen prestatie en geen onderdeel van de bouwopdracht, tenzij de Opdrachtbevestiging dat uitdrukkelijk vermeldt.

Consultant bouwt geen systemen voor praktijken die op grond van artikel 5 van de AI-verordening verboden zijn. Consultant bouwt evenmin systemen die als hoog risico kwalificeren, tenzij partijen dat vooraf schriftelijk overeenkomen op basis van een afzonderlijke beoordeling en met de bijbehorende waarborgen. Of een systeem hoog risico is, hangt af van het beoogde doel en van artikel 6 en bijlage III van de verordening; voorbeelden zijn werving en selectie, het beoordelen van medewerkers, het bepalen van krediet- of verzekeringswaardigheid en biometrische herkenning of categorisering.

Wil Opdrachtgever het beoogde doel wijzigen, het systeem wezenlijk aanpassen of het onder zijn eigen naam of merk op de markt brengen, dan stelt hij Consultant daarvan vooraf op de hoogte en beoordelen partijen schriftelijk opnieuw welke verplichtingen en rollen gelden. Doet Opdrachtgever dat zonder die herbeoordeling, dan komen de gevolgen daarvan onder de AI-verordening voor zijn rekening en vrijwaart hij Consultant tegen aanspraken die daaruit voortvloeien.

Wijzigt de regelgeving na oplevering zodanig dat een opgeleverd systeem moet worden aangepast, dan is dat meerwerk als bedoeld in artikel 5. Consultant meldt dat en offreert het; de aanpassing valt niet onder de garantie van artikel 14.

Consultant levert op tegen de acceptatiecriteria die in de Opdrachtbevestiging staan. Staan daar geen criteria in, dan geldt of de Deliverable de in de Opdrachtbevestiging beschreven functie vervult.

Opdrachtgever levert binnen 5 werkdagen na oplevering één samengevoegde set bevindingen aan. Blijft die uit, dan geldt de Deliverable 7 werkdagen na oplevering als geaccepteerd. Ingebruikname voor de eigen bedrijfsvoering geldt eveneens als acceptatie.

Een gebrek is een reproduceerbare afwijking van een uitdrukkelijk acceptatiecriterium of van een eis uit een technische specificatie die in de Opdrachtbevestiging is opgenomen. Nieuwe regels, extra documenttypen, extra koppelingen, andere formaten, niet eerder benoemde uitzonderingsgevallen en voorkeuren zijn geen gebrek maar een wijziging, en lopen via artikel 5.

Bij de opdracht zijn één testronde en één verfijningsronde inbegrepen, tenzij de Opdrachtbevestiging anders bepaalt. Facturering die aan oplevering is gekoppeld, wordt geactiveerd door de oplevering zelf en niet door de acceptatie.

Consultant herstelt gedurende 30 dagen na acceptatie kosteloos gebreken als bedoeld in artikel 13.3 die aan hem zijn toe te rekenen, mits Opdrachtgever die binnen die termijn meldt.

De garantie vervalt als Opdrachtgever of een derde de Deliverable zonder overleg heeft gewijzigd, of als een gebrek voortkomt uit een wijziging bij een derde-leverancier, uit onjuiste invoergegevens of uit gebruik buiten het overeengekomen doel.

Consultant garandeert geen ononderbroken of foutloze werking van derden-tools en evenmin een bepaald bedrijfsresultaat. Voor het overige worden garanties uitgesloten voor zover de wet dat toelaat.

Buiten de acceptatieprocedure van artikel 13 meldt Opdrachtgever een gebrek schriftelijk binnen 14 dagen na ontdekking, en in elk geval binnen 30 dagen na acceptatie. Toont Opdrachtgever aan dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, dan gaat de termijn van 14 dagen lopen vanaf het moment waarop hij het wel kon ontdekken.

Meldt Opdrachtgever niet tijdig, dan vervallen zijn rechten met betrekking tot dat gebrek.

Elke vordering van Opdrachtgever vervalt 12 maanden nadat Opdrachtgever de schade en de aansprakelijke partij heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, en in elk geval 24 maanden na de gebeurtenis die de vordering veroorzaakte, tenzij Opdrachtgever binnen die termijn een gerechtelijke of arbitrale procedure aanhangig heeft gemaakt.

De totale aansprakelijkheid van Consultant uit of in verband met de Overeenkomst is beperkt tot de vergoedingen die Opdrachtgever voor de betreffende Opdrachtbevestiging heeft betaald of verschuldigd is geworden in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis, met een maximum van 25.000 euro per gebeurtenis en per kalenderjaar. Een reeks samenhangende gebeurtenissen die uit dezelfde oorzaak voortkomt, geldt als één gebeurtenis, waarvoor het moment van de eerste gebeurtenis bepalend is.

Dezelfde grens geldt voor de aansprakelijkheid van Opdrachtgever jegens Consultant. Uitgezonderd blijven, en dus onbeperkt, de betalingsverplichtingen van Opdrachtgever en de vrijwaringen in de artikelen 12.6, 16.7 en 16.8.

Consultant is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder winstderving, gemiste besparingen, verlies van gegevens, reputatieschade en bedrijfsstilstand.

De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Consultant, en evenmin voor zover de wet beperking of uitsluiting niet toestaat.

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor de aansprakelijkheid van een partij jegens een betrokkene op grond van artikel 82 AVG en evenmin voor een bestuurlijke boete die een toezichthouder rechtstreeks aan een partij oplegt. Partijen erkennen dat die niet contractueel kunnen worden beperkt.

Een voorwaarde voor aansprakelijkheid is dat Opdrachtgever de schade zo snel mogelijk schriftelijk meldt en Consultant een redelijke termijn geeft om te herstellen.

Elke partij vrijwaart de ander tegen aanspraken van derden dat door haar aangeleverd materiaal inbreuk maakt op rechten van intellectuele eigendom, mits de aangesproken partij tijdig meldt en de regie over de verdediging toelaat.

Opdrachtgever vrijwaart Consultant tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van een Deliverable buiten het overeengekomen doel, uit onjuiste of onrechtmatig verkregen invoergegevens, of uit het niet controleren van AI-uitvoer zoals bedoeld in artikel 12.1.

Een opdracht met een vaste prijs of een afgebakende scope is niet tussentijds opzegbaar om reden van gemak, tenzij de Opdrachtbevestiging dat uitdrukkelijk toestaat. Beëindigt Opdrachtgever een dergelijke opdracht toch, dan betaalt hij uitsluitend de som van: (a) de waarde van het verrichte werk: bij een vaste prijs naar rato van de prijs die de Opdrachtbevestiging aan de betreffende mijlpalen toekent, of, als zij geen prijs per mijlpaal toekent, naar rato van het deel van de overeengekomen scope dat bij beëindiging is voltooid; bij nacalculatie de daadwerkelijk bestede uren tegen het overeengekomen tarief; (b) de aangegane en niet-annuleerbare kosten van derden; en (c) de dagen die uitdrukkelijk voor hem waren ingepland in de vier weken na de beëindiging, gewaardeerd tegen het in de Opdrachtbevestiging genoemde tarief voor werk buiten de scope, verminderd met de dagen die Consultant in die periode redelijkerwijs opnieuw kan invullen. Dezelfde werkzaamheden of dagen worden nooit onder meer dan één van deze onderdelen berekend. Op dagen waarop artikel 6.1 van toepassing is geldt uitsluitend artikel 6.1.

Een doorlopende opdracht, waaronder onderhoud en een retainer, is opzegbaar met 30 dagen schriftelijke opzegtermijn, of met de termijn die in de Opdrachtbevestiging staat. E-mail volstaat. Er wordt afgerekend tot het einde van de opzegtermijn; artikel 21.1 is op een doorlopende opdracht niet van toepassing.

Elke partij mag met onmiddellijke ingang beëindigen bij een materiële tekortkoming die niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke aanmaning is hersteld, of bij faillissement, surseance van betaling of staking van de onderneming van de ander.

Ondersteuning bij de overdracht na beëindiging is een afzonderlijk overeen te komen prestatie, tenzij de Opdrachtbevestiging haar uitdrukkelijk insluit.

Beëindiging tast reeds vervallen rechten niet aan. De artikelen 9, 10, 11, 12, 15, 16, 19, 22 en 23 blijven na beëindiging van kracht, evenals elke andere bepaling die naar haar aard doorloopt.

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

Is Opdrachtgever gevestigd binnen de Europese Unie, dan worden geschillen bij uitsluiting voorgelegd aan de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem, onverminderd dwingendrechtelijke bevoegdheidsregels.

Is Opdrachtgever gevestigd buiten de Europese Unie, dan geldt eveneens artikel 22.2, tenzij de Opdrachtbevestiging arbitrage aanwijst. Wijst zij arbitrage aan, dan worden geschillen beslecht volgens het Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut, door één arbiter, met Amsterdam als plaats van arbitrage en Engels als voertaal. Arbitrage is bedoeld voor opdrachten waarbij het financiële belang de kosten ervan rechtvaardigt, omdat een arbitraal vonnis op grond van het Verdrag van New York in ruim 170 landen ten uitvoer kan worden gelegd en een Nederlands rechterlijk vonnis buiten de Europese Unie doorgaans niet.

Elke partij mag ongeacht het voorgaande een vordering tot betaling van een factuur die niet binnen de betalingstermijn schriftelijk en met redenen omkleed is betwist, voorleggen aan de rechter van de vestigingsplaats van Opdrachtgever, en mag altijd om een voorlopige voorziening vragen.

Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van kracht en vervangen partijen die bepaling door een geldige die het oorspronkelijke doel het dichtst benadert. De Overeenkomst bevat de volledige afspraak en vervangt eerdere voorstellen over hetzelfde onderwerp. Ondertekening kan in tegenhangers en elektronisch.

De Opdrachtbevestiging wijst de bindende taal van de Overeenkomst aan. Wijst zij die niet aan, dan is de taal waarin de Overeenkomst is ondertekend de bindende taal. Een versie in een andere taal wordt uitsluitend ter informatie verstrekt en daaraan kunnen geen rechten worden ontleend tegenover de bindende versie. Begrippen die aan het Nederlandse recht zijn ontleend, behouden hun betekenis naar Nederlands recht, ongeacht de taal van de versie waarin zij zijn opgenomen.